Papierloses Büro

Akten, Rechnungen, Schreiben, Daten – da sammelt sich über die Jahre ganz schön was an! Die Nachteile, der uns allseits bekannten Ablegeart – eben im Aktenordner – sind offensichtlich:

  • nimmt viel Platz weg
  • wenn man etwas sucht, dauert das je nachdem lange, selbst wenn man ordentlich abheftet
  • kommt es zu einem Brand, sind die wichtigen Unterlagen vernichtet
  • ist der Aktenordner zu voll, kommt es dazu, daß Blätter rausreissen und letztendlich im Nirwana verschwinden

Hält man sich vor Augen, daß wir hier 8 Leute sind, kommen dementsprechend viele Papiere zusammen.

Vor einigen Tagen suchte ich ein Schreiben – wichtig, wie immer. Ich suchte einen kompletten Tag, fand aber das gewünschte Dokument nicht. Murphy eben, immer genau das, was man benötigt, ist noch nicht abgeheftet. Meine Hutschnur platzte und ich entschloss mich, hier umzudenken und auf das „papierlose Büro” umzustellen. Papierloses Büro, diese Bezeichnung wandert durch die Medien, seit es für den Privatmensch bezahlbare Scanner gibt.

Ich fing also an, einige Dokumente mit meinem Samsung SCX-4216F einzuscannen. Dummerweise ist diese Multifunktionsbase prima – wenn es um drucken und faxen geht. Beim Scannen allerdings, verweigert das ansich nette Gerät, den Dienst unter Mac OS X. Dieses Problem umging ich dann mit VM Ware Fusion – sprich, ich holte mir mein altes Windows XP auf den Screen. So leid es mir für Samsung tut, das ADF (Automatischer Dokumenten Einzug, 50 Blätter drauf, der Scanner zieht alles ein) ist klasse, aber die Scannersoftware wirklich grottenschlecht. Die Geschwindigkeit des Scannens war auch miserabel.

Ich kaufte kurzerhand einen alten HP Scanner mit ADF bei eBay. Der Scanner kam auch recht schnell hier bei uns an. Dummerweise war der/das ADF bei dem Gerät defekt, sodass der Verkäufer postwendend das Gerät zurück bekam und ich mein gezahltes Geld. Kann passieren, machen wir uns nichts vor! Leasingrückläufer, man testet das Scannen, das Scannen geht, nur den ADF hat man eben nicht probiert.

Bei Youtube sah ich sie dann, die extrem Scanner:). Fujitsu Scan Snaps, Blätter in den Feeder rein, Knopf drücken, 18 Seiten die Minute werden gescannt, beidseitig… GENIAL! Und, man hat dank OCR gleich ein durchsuchbares Dokument, unter OS X natürlich ein Traum mit Spotlight. Preis der Scanner? Böse! Wer Scanner von Aldi kennt, die man auf dem Flohmarkt für 15 Euro bekommt, darf bei den Scannern noch zwei Nullen dranhängen:). Na ja, ich hab einen! ;P

Die Tage wird er hier ankommen, bekommt dann die Aktenberge serviert (nachdem ich für Bekannte eine gewisse Software fertig programmierte) und dann werden die Aktenberge zum Teil auf den Speicher verfrachtet. Die Software, die ich gefunden habe, nennt sich Devon Think und funktioniert mit dem Scanner anscheinend sehr gut. Die Dokumente bekommen dann Labels, welche mich auf den Verweilort des Originals hinweisen (A1-15 = Aktenorder 1, 15. Trennblatt). Schneller wird man dann nie das Original finden.

Natürlich werde ich dann mal ein wenig was über die Umsetzung des papierlosen Büros unter Mac OS X berichten. Dank der Fritz!Box-Software auf dem Mac, faxe ich sowieso inzwischen viel lieber als alles auszudrucken. Das aber freut die Kinder nicht so, weil sie weniger Makulatur-Papier zum malen bekommen. Cest la vie!

Hier geht es zum zweiten Artikel, bezüglich dem papierlosen Büro

Veröffentlicht von

Hallo, mein Name ist Jeanot und bin der Urheber dieses Blogs. Ich schreibe über Themen die mich bewegen, oder aktuell interessieren. Sicherlich ergeben sich dabei Meinungen die nicht dem Mainstream entsprechen – aber auch nicht müssen. Als Programmierer befasse ich mich mit PHP und Java. Man könnte mich als Geek bezeichnen. Seit dem siebten Lebensjahr (geboren im Januar 1974 in Mainz) habe ich mit Computern und allem was dazugehört zu tun. Zwischenzeitlich lebe ich mit meiner Familie im Spessart.

3 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Pingback: Papierloses Büro - Die Zweite | Jeanot BruchmannJeanot Bruchmann

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.