Papierloses Büro – Die Zweite

Der Scanner (Fujitsu ScanSnap 500 in Macversion) steht hier nun schon mehrere Tage und verrichtet seinen Dienst.

Ein wenig ärgerlich sind Dokumente, die frisch aus den Briefumschlägen kommen. Hier werden dann gerne mal mehrere Seiten auf einmal eingezogen, ohne dass es der Scanner bemerken würde. Man muss demnach ein Auge auf den Scanner werfen, damit man keine Dokumente verliert. Neuere Versionen des ScanSnaps haben per Ultraschall eine Erkennung damit so etwas nicht passiert. Das geschilderte Problem gibt es bei glatten Dokumenten (Papiere ohne Falzungen) im Übrigen nicht. Es sollte aber immer ein wenig Luft zwischen den Blättern sein, dass der Einzug ohne Probleme die Blätter erwischt. Eine neuere Version des ScanSnaps hätte aber meinen mir gesetzten finanziellen Rahmen gesprengt, daher kann ich mit dem Problem leben.

Die Geschwindigkeit des Scans ist gigantisch. Der Scanner zieht die Blätter schneller durch seinen Schlund, als man sie nachlegen könnte. Das Ergebnis des Scans ist ebenfalls, wir reden hier über einen Dokumentenscanner, sehr gut.

Es macht natürlich Mühe die ganzen Akten nach und nach in den Scanner zu füttern, hier habe ich auch noch für viele Stunden Arbeit, zumal… und hier kommt nun der casus knacksus, in der Verwaltungssoftware müssen die Dokumente noch geordnet werden. Genau das habe ich bis Dato noch nicht gemacht und wird mehrere Tage in Anspruch nehmen.

Man könnte auch das Ordnen in der Verwaltungssoftware sein lassen, aber damit würde man vieles an Potenzial verschenken.
Aber, bereits jetzt, nachdem das OCR über alle Dokumentenscans gelaufen ist, brauche ich nur wenige Tastendrücke um das gewünschte Dokument zu finden. Das war meine Intention und es ist einfach nur genial! Ein Traum für den, der es hasst Dokumente zu suchen.

Ein großer Fehler war auch, die Arbeit zu unterbrechen. Dadurch habe ich einzelne Dokumente erneut importiert. Nun habe ich wohl einige Dubletten in meinem DevonThink. Mit etwas händischer Arbeit wird sich das Problem lösen lassen.

Briefe, die die Christel der Post ins Haus bringt, landen inzwischen auf meinem Tisch und werden erst weggescannt.

In naher Zukunft werde ich alles eingescannt und innerhalb der Verwaltungssoftware kategorisiert haben.

Kurz, das war ein Zwischenstand. Sobald die riesige Arbeit mit dem Scannen vollzogen ist, wird es dann einen Abschlussbericht geben – was dauern kann:)

Hier geht es zum ersten Artikel bezüglich dem papierlosen Büro

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Hallo, mein Name ist Jeanot und bin der Urheber dieses Blogs. Ich schreibe über Themen die mich bewegen, oder aktuell interessieren. Sicherlich ergeben sich dabei Meinungen die nicht dem Mainstream entsprechen – aber auch nicht müssen. Als Programmierer befasse ich mich mit PHP und Java. Man könnte mich als Geek bezeichnen. Seit dem siebten Lebensjahr (geboren im Januar 1974 in Mainz) habe ich mit Computern und allem was dazugehört zu tun. Zwischenzeitlich lebe ich mit meiner Familie im Spessart.

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